Van planning in Excel naar één systeem dat de hele werkvloer draagt
Frijm maakt en plaatst ramen en deuren op maat in aluminium. Een goed product en volle orderboeken, maar de organisatie draaide op losse stukken: planning in Excel, gegevens die overgetikt werden, en informatie die in hoofden zat in plaats van in een systeem. Samen bouwden we dat om tot één geheel, van offerte tot plaatsing tot nacalculatie.
Plan een kennismaking
Waar het wrong
Frijm groeide, maar de structuur groeide niet mee. De planning leefde in een Excel die naast de rest van het bedrijf stond. Offertes, productie, aankoop en plaatsing werden elk apart bijgehouden, waardoor dezelfde gegevens meermaals werden ingevoerd en niemand één betrouwbaar overzicht had.
Op de werkvloer betekende dat zoekwerk, dubbel werk en planning die telkens met de hand moest worden samengelegd. De vraag was niet "welke software kopen we", maar "hoe laten we het werk echt kloppen". Daar begon ik, niet bij een pakket.
Hoe we het hebben aangepakt
Eerst het proces, dan het systeem, dan de stukken die standaard niet dekte.
De volledige flow in kaart
Van lead en offerte tot project, planning, aankoop, voorraad, productie, plaatsing en nacalculatie: eerst hebben we uitgetekend hoe het werk bij Frijm echt loopt. Pas daarna kwam de software in beeld. Zo bouw je op de werkelijkheid van de werkvloer, niet op een theoretisch model.
Odoo als ruggengraat
Verkoop, projecten, planning, aankoop, voorraad en facturatie zitten nu in één systeem in plaats van in losse eilandjes. Gegevens worden één keer ingevoerd en kloppen overal. Maximaal met standaard Odoo opgezet, zodat het systeem onderhoudbaar blijft en mee kan groeien.
De gaten dichtgemaakt met maatwerk en hardware
Waar standaard niet volstond, bouwde ik gericht bij: een eigen planningsapplicatie, een opmeettool voor op de werf, en handscanners, tablets en labelprinters die rechtstreeks met het systeem praten. Geen grote custom builds, wel precies de stukken die het verschil maken.
Eén digitaal huis, van offerte tot werf
Odoo-implementatie
De ruggengraat van het bedrijf. Verkoop, projecten, planning, aankoop, voorraad en facturatie in één systeem.
E-mail en samenwerking
Office 365 professioneel ingericht, met order-aliassen en een opzet die meegroeit met het bedrijf.
Centrale fileserver
Documenten en projectbestanden op één gestructureerde, gedeelde plek.
Hardware op de werkvloer
Handscanners, tablets en labelprinters die rechtstreeks met Odoo werken. Geen overtikken meer.
Maatwerk: capaciteitsplanner
Een planningsapp die productie en plaatsing naast elkaar zichtbaar maakt met drag-and-drop.
Maatwerk: opmeettool
Een eigen tool die het opmeten op de werf vastlegt en rechtstreeks doorvloeit naar het systeem.
Wat het oplevert
Eén bron
Eén bron van waarheid. Planning, productie en plaatsing draaien op hetzelfde systeem. Iedereen kijkt naar dezelfde gegevens.
Minder werk
Minder dubbel werk. Gegevens worden één keer ingevoerd en stromen door. Het overtikken is grotendeels verdwenen.
Overzicht
Overzicht over de capaciteit. Productie en plaatsing staan naast elkaar in beeld, waardoor knelpunten zichtbaar worden.
Eén aanspreekpunt, van strategie tot werkvloer
Het verschil zit niet in één tool, maar in de samenhang. Bij Frijm liep alles via één persoon: de analyse, de Odoo-configuratie, het maatwerk, de hardware en de begeleiding van de mensen. Geen projectleider die een developer belt die een ticket aanmaakt, maar iemand die het bedrijf kent én zelf bouwt. Daardoor sluiten de stukken op elkaar aan in plaats van naast elkaar te bestaan. Dat is precies wat een KMO nodig heeft en zelden vindt.
Herken je je bedrijf hierin?
Draait jouw planning ook nog op een Excel die niemand anders durft aan te raken, of staan je systemen los van elkaar? Dan kijk ik graag mee. Geen verkooppraatje, wel een eerlijk gesprek over wat in jouw situatie zinvol is.
Plan een kennismaking